Als senior administratief medewerker verzorg jij de administratie van de sector Realisatie & Onderhoud. Jij ondersteunt jouw collega’s met het maken van brieven, het organiseren van afspraken, maken van verslagen en het beheren van hun agenda. Natuurlijk zorg jij dat alles goed gedocumenteerd wordt zodat jouw collega’s in de sector alles makkelijk kunnen terugvinden. Ook maak je de inkooporders aan en jij bewaakt de afhandeling hiervan.
Jouw werkzaamheden zijn divers. Het ene moment ben je een dashboard of overzichten aan het bijwerken en het andere moment regel je een bijeenkomst, afdelingsuitje of draai je een rapport uit. Hierbij ga jij altijd zorgvuldig en secuur te werk en je schakelt makkelijk als prioriteiten veranderen.
Jouw collega’s weten jou te vinden met administratieve vragen en vertrouwen erop dat zij bij jou voor de juiste informatie terecht kunnen. Jij denkt graag mee en helpt collega’s waar nodig. Je krijgt er energie van om ondersteunende administratieve werkzaamheden op te pakken en zaken te regelen.
Kan iets handiger of eenvoudiger? Jij denkt kritisch mee over administratieve processen en brengt hier verbetering in. Je bent oplossingsgericht waar dit nodig is, zodat processen soepel verlopen. Softwarepakketten zoals Microsoft Office zijn jou niet vreemd en je zorgt dat jouw kennis hierover up to date blijft door het volgen van opleidingen om met de nieuwste versies te kunnen blijven werken.
Team
Jouw team bestaat uit 11 collega’s werkzaam in diverse ondersteunende disciplines. Samen met de andere senior administratieve medewerker verzorg je de administratieve ondersteuning voor de sector en draag jij bij aan de projectondersteuning. In het team zijn twee projectbeheerders en één projectcoördinator verantwoordelijk voor de projectplanning en projectondersteuning. Ook zijn er in jouw team vier adviseurs VGM, één senior adviseur VGM, en één adviseur continu verbeteren werkzaam.
Uitdagingen voor het komende jaar zijn voor een deel gelegen in het maken van een verbeterslag in de rapportage over alle projecten. Ook het opstellen en toepassen van beleid op het gebied van toezicht, veiligheid en milieu in projecten is een speerpunt voor komend jaar. Verder geldt dat een integraal bedrijfsbureau nieuw is binnen R&O. Dit betekent dat komend jaar ook in het teken zal staan van het uitwerken van rollen, afstemming tussen het bedrijfsbureau en andere teams en verdeling van verantwoordelijkheden.
Als senior administratief medewerker rapporteer jij direct aan de teammanager bedrijfsbureau en als team zijn jullie onderdeel van de sector Realisatie & Onderhoud binnen Oasen.
Wij weten dat er veel partijen zijn die graag hun diensten willen aanbieden bij de werving voor deze vacature. Wij stellen dit op prijs, maar proberen het eerst zelf. Mocht dit niet lukken, dan nemen wij contact met jullie op.